Veiledning for medarbeidersamtale

Medarbeidersamtalen er obligatorisk og gjennomføres årlig i innen utgangen av april. Samtalen er et supplement til den løpende dialogen mellom leder og medarbeider gjennom året, og en anledning til å løfte blikket med fokus på fremtid og utvikling. Samtalen skal resultere i forpliktende utviklingsmål og tiltak.

Hensikt:

• > Planlegge året som kommer og samstemme organisasjonens og den enkeltes behov
• > Fastsette utviklingsmål for kommende periode
• > Avklare gjensidige forventninger
• > Bidra til å styrke relasjonen og det forpliktende samspillet mellom leder og medarbeider
• > Legge til rette for mobilisering og utvikling av kompetanse, mestring, samarbeid og indre motivasjon
  

Forberedelser

Gode forberedelser er sentralt for at medarbeidersamtalen skal oppleves som nyttig og ha ønsket effekt. Leder og medarbeider forbereder seg til samtalen ved å reflektere over fremtidige mål og utviklingsbehov, og spesielle tema de ønsker å ta opp i samtalen.

Leders forberedelser

• Hva ønsker jeg å oppnå med samtalen? Hva skal til for at det blir en god og nyttig samtale?
• Hvilke mål for området/avdelingen bør ligge til grunn for samtalen?
• Hvilken kompetanse har vi behov for å styrke/mobilisere ut fra mål og prioriteringer?
• Tilpasning til den enkelte medarbeider
  • Hvilke spesielle tema er det viktig for meg å snakke med den enkelte om?
  • Hva bør være den enkeltes bidrag til enhetens måloppnåelse?
  • Hva er den enkeltes styrker, og hvordan kan jeg bruke dette aktivt i samtalen?
  • Hvilke forventinger vil jeg formidle? Hvilke tilbakemeldinger vil jeg gi?
  • Er det spesielle hensyn å ta med tanke på livsfase?
    

Medarbeiders forberedelser

• Hvilke forventninger har jeg til samtalen? Hva skal til for at det blir en god og nyttig samtale?
• Hva er områdets/avdelingens mål og prioriteringer for det kommende året?
  • Hva kan og vil jeg bidra med for måloppnåelsen?
  • Hvilke behov og ønsker har jeg for kompetanseutvikling/mobilisering for å lykkes?
  • Hvilke forventinger vil jeg formidle til leder? Hvilke tilbakemeldinger vil jeg gi?
• Hvilke tema er det viktig for meg å snakke med min leder om?
• Hvilke behov har jeg relatert til livsfase som jeg ønsker å formidle?
  

Invitasjon

Leder innkaller i god til tid via Outlook, og det anbefales å sette av 1 1/2 time til samtalen. En lenke til informasjon og samtaleskjema på FIKS bør følge innkallingen, og leder kan i invitasjonen si noe om:

• Spørsmål til forberedelse: Hva er det spesialt viktig for deg at vi får snakket om i samtalen?
• Informasjon om spesielle tema du vil ta opp om du vil forberede medarbeideren på.
  

Gjennomføring

Samtaleskjemaet er et veiledende hjelpemiddel til forberedelse, gjennomføring og struktur i samtalen. Skjemaet bør ikke virke begrensende for fleksibel tilnærming og tilpasning til den enkelte. Samtalen innledes ved å avklare forventinger og ta opp de tema som er spesielt viktig å få snakket om, ut fra både leders og medarbeiders forberedelser. Samtalen avsluttes med en oppsummering av hva dere har blitt enige om, og hvordan oppfølgingen skal foregå.

Oppfølging

De utviklingsmålene og tiltakene dere har blitt enige om skrives ned, gjerne direkte i samtaleskjemaet. Leder avgjør om medarbeider eller lederen selv skriver. Dokumentet arkiveres «oppfølgingsmappe (leder-medarbeider)» i 360. Det er kun medarbeider og dennes leder som har tilgang.

Oppfølgingen skjer primært gjennom løpende dialog i hverdagen. Ved behov kan det avtales egne oppfølgingssamtaler etter en tid, for å følge opp hvordan det går med de planlagte aktivitetene, gi hverandre tilbakemelding på status, og fange opp eventuelle endringer i arbeidssituasjonen.